株式会社フェニックス様
導入事例

月間数百件の入力作業がオプション利用で簡単作業に変貌
発送漏れ"0"も実現できた「通販Best」導入事例

株式会社フェニックス 導入事例


担当者名:平川様
業  種:飲食業
従業員数:900名
課  題:長年使い慣れたシステムの入替
     特定の従業員の業務負担が増加
導入の背景

 

年々受注量が増加していき、使っていたシステムでは

業務が追いつかなくなっていた

 

導入の決め手

・従業員の負担を軽減できるイメージを持てた

・利用方法に合わせたカスタマイズ

導入後の効果

 

・複数人での業務の分散化

・カスタマイズによる効率化

・年間の発送漏れ"0"件の実現

年々増えていく受注に対して、長年使っていたシステム
では限界を感じていた。
その時、紹介を受けた「通販Best」
これならばと思って打ち合わせをスタート。


 使い慣れたシステムは特定の従業員への負担が大きく、売上の増加とともに年々増えていく通販部門の受注件数に比例して、特定の従業員の負担も増えてきていました。
 解決策の1つとして、使い慣れたシステムを手放し、新しいシステムを導入することの検討を始めました。
 検討時のポイントは主に下記の3つでした。

 1.特定の従業員の負担軽減したい

 2.時間のかかる業務を効率化したい

 3.自社の運用に合ったシステムとして柔軟性があるか

 「通販Best」の第一印象として、使い慣れたシステムに画面の構成や仕様が近いものであると感じました。そのため従業員のことを考えると、これならば入替にかかる従業員の負担も少ないと想像ができました。
 また「通販Best」は、弊社の利用に合わせたカスタマイズが可能であることもわかり、具体的に導入を検討することになりました。

業務の分散化が実現、みんなで使えるシステム


 前述のとおり、年々増えていく受注とともに特定の従業員の負担も比例して増えてきていました。最大の理由としては、同時にPC2台でしか操作できない仕様であったため、どうしても特定の従業員に業務が偏ってしまうことでした。手伝いたくても、手伝えないもどかしさがありました。
 また通販事業を始めたばかりのころは、電話・FAXと各店舗で受けるオフライン注文がメインでしたが、社会の変化とともに、オンライン注文も増えてきたことにより「業務を分散させること」が実現できるシステムの導入が必要でした。

 通販Best導入後は、必要に応じてライセンスを増やす事ができ、ネット注文や委託先からの受注業務も増えていく中で、特定の従業員に業務が偏ることなく、業務の分散化が実現できています。日毎に担当者を変更することで万一にも備えることができています。
 また便利な機能として「付箋機能」や「対応履歴機能」を利用しており、急なお休みや今日解決できなかったことなどの業務引継ぎなどが容易にでき、まさに「みんなで利用できるシステム」として満足しています。

時間がかかっていた業務の効率化、
発送漏れ"0"も実現

 通販Bestでは標準機能だけでなく、自社の利用方法に合わせて機能をカスタマイズしていただくことができました。
 出荷時のアラート機能など、導入後の運用に合わせて追加で機能を用意してもらうこともできました。

≪ステータス管理機能(出荷)≫
 出荷対象を確認する際に、条件指定や注文の並替ができることで、ピックアップしたい受注を瞬時に探すことができるようになりました。天候の影響などで荷受停止等のイレギュラーがあった際に便利です。

≪熨斗作成≫
 以前のシステムにも熨斗機能はあったが、手間がかかる上、入力間違いがありました。通販Bestでは熨斗情報のデータをそのまま活用でき、再度入力が不要であるため入力間違いによるケアレスミスがなくなりました。

≪出荷日のアラート機能≫
 通販Best導入前は、入力作業時に出荷年の入力間違い等が稀に起こってしまい、どうしても年間を通して数件の発送漏れが発生していました。現在、通販Bestでは「出荷日」の入力間違いに気づく機能があるほか、容易に発送漏れがないかのチェックができ、昨年は年間を通して発送漏れ"0"を実現することができました。

月間数百件の外部委託先からの配送情報の入力作業が
『データ変換ツールオプション』の導入により簡単作業に変貌!

 通販Best導入後、贈答商品の受注業務の外部委託を開始ししました。そのことにより、月に数百件ある委託先からの注文に対する問い合わせ管理のため、1件1件届先情報を入力する必要が出てきました。結果として、月に何十時間かの作業が発生するこになりました。
 そこで通販Bestのオプションである「TranSpeed* 実行版 for 通販Best」の導入提案を受け、利用することにしました。
 委託先から取得できる配送情報をオプション機能で一括変換し、データ取込を行うことで、月に何十時間もかかっていた作業が、「データ変換して、日付を入れるだけ」の簡単作業になりました。導入後の効果を大変実感しています。今後、他にも用途がないかを検討していきたいと思います。
 このケースのように、通販Best導入後も新しい課題が出てきた際に、いつでも快く対応いただき、大変満足しています。

*TranSpeedはユーザックシステム株式会社の商標登録商品です。

お客様のご紹介

 ▼事業紹介
 「そば茶屋 吹上庵」、「黒豚しゃぶ いちにいさん」など、飲食店40事業所を経営。
 「吹上庵」は創業45年を迎え「昔ながらがおいしい」をテーマに3世代のお客様から指示を
 頂いております。「いちにいさん」は北は札幌から東京、鹿児島と店舗展開をしております。
 鹿児島の地元食材を使い魅力的なメニューをぬくもりあるおもてなしで、お客様に「食の喜び:
 と「健康」を提供しております。

 ▼会社情報
 会社名:株式会社フェニックス
 所在地:鹿児島県鹿児島市谷山港2-2-17
代表者:岩元 浩海
 従業員数:900名
 
 ▼オンラインショップ
 URL:https://fenixkurobuta.ocnk.net/
 TEL:099-263-0123
 FAX:099-261-8422



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